Kädet työpöydän yllä.

Työnantajan opas

Työnantajan ohjaus ja alkuneuvonta tehdään osana vammaispalvelun palveluohjausta. Lisäohjauksen tarpeessa työnantajan toivotaan olevan yhteydessä henkilökohtaisen avun keskuksen palveluohjaajaan käydäkseen esimerkiksi oppaan sisältöä yhdessä tarkemmin läpi. 

Oppaassa kerrotaan myös Keski-Suomen hyvinvointialueen yleiset korvausperiaatteet avustajan palkkaamisesta aiheutuneisiin kuluihin. Keski-Suomen hyvinvointialue korvaa palkkauksesta aiheutuvat lakisääteiset, kohtuulliset kustannukset.

Keski-Suomen hyvinvointialueen henkilökohtaisen avun työnantajilla voi olla voimassa tästä oppaasta poikkeavia henkilökohtaisten avustajien työehtoja,  jotka perustuvat aiemmin voimassa olleisiin kuntien vammaispalveluiden soveltamisohjeisiin.  

Asiakkaalle henkilökohtainen apu on maksutonta.  Avustajan työnjohdosta ja ohjauksesta vastaa työnantaja eli vammainen henkilö. Työsuhde syntyy työnantajan ja avustajan välille. Avustaja ei ole työ- eikä oikeussuhteessa Keski-Suomen hyvinvointialueeseen.  

Henkilökohtaisesta avusta säädetään laissa vammaisuuden perusteella järjestettävistä palveluista ja tukitoimista (jäljempänä vammaispalvelulaki 380/1987). Lain mukaan henkilökohtaista apua voidaan järjestää neljällä eri tavalla. Nämä tavat ovat: 

  • henkilökohtainen avustaja työnantajamallilla 
  • palveluseteli 
  • hyvinvointialueen itse järjestämä palvelu 
  • hyvinvointialueen ostopalvelu 

Henkilökohtaista apua voidaan myös järjestää yhdistelemällä edellä mainittuja toteutustapoja. 

Työntekijällä tarkoitetaan tässä oppaassa henkilökohtaista avustajaa, joka on työsuhteessa vammaiseen henkilöön. Omainen tai muu läheinen henkilö, ei voi toimia henkilökohtaisena avustajana, ellei sitä erityisen painavasta syystä ole pidettävä vaikeavammaisen henkilön edun mukaisena (Vammaispalvelulaki 8§). Omaisen toimimisesta henkilökohtaisena avustaja on oltava maininta palvelupäätöksessä tai myöhemmin päivitetyssä asiakassuunnitelmassa. 

Työnantajalla tarkoitetaan tässä oppaassa vammaista henkilöä tai hänen valtuuttamaansa henkilöä, joka palkkaa työntekijän toteuttamaan henkilökohtaista apua vammaispalvelussa tehdyn palvelupäätöksen mukaisesti. 

Työnantajana ja työnjohtajana sinun tulee huolehtia seuraavista tehtävistä: 

  • Kerro työntekijälle, mitä työtehtäviä hänen tulee tehdä ja miten haluat hänen sinua avustavan. 
  • Noudata työlainsäädäntöä ja laatimaasi työsopimusta.  
  • Huolehdi työntekijän lakisääteisestä työterveyshuollosta. 
  • Suunnittele työntekijän työaika vähintään 14 vuorokautta etukäteen ja seuraa työajan toteutumista. 
  • Työnantaja ei saa perua työvuoroja kuin perustellusta syystä.  
  • Suunnittele työvuorot niin että työntekijöidesi lakien mukaiset vuorokautiset lepoajat, muut vapaat ja lomat toteutuvat. 
  • Suunnittele työvuorot henkilökohtaisen avun päätöksen mukaisesti. 
  • Opasta työntekijää turvallisista työtavoista sekä tiedota häntä työturvallisuutta ja työpaikkaa koskevista määräyksistä. 
  • Työntekijän pyytäessä sinun tulee laatia työtodistus työntekijällesi. Työtodistuksen antamatta jättäminen on rangaistava teko. 
  • Noudata Hetan työehtosopimusta, jos olet Heta-liiton jäsen. 

Työnantajana sinun tulee noudattaa seuraavia määräyksiä: 

  • Et saa antaa lain tai hyvän tavan vastaisia määräyksiä työntekijällesi. 
  • Sinun tulee ottaa huomioon työntekijän fyysiset ja ammattitaidolliset edellytykset suoriutua hänelle määräämisistäsi tehtävistä. 
  • Voit määrätä työtekijän toiminnasta vain työaikana. Et voi puuttua työntekijän vapaa-aikaan. 
  • Et voi poiketa laissa annetuista oikeuksista muuten kuin työntekijälle edullisempaan suuntaan. Huomioi kuitenkin mitä Keski-Suomen hyvinvointialue korvaa. 
  • Et saa loukata työntekijän yksityisyyttä. Vaitiolovelvollisuudesta on hyvä sopia sekä työntekijän että työnantajan osalta. 
  • Säilytä työsuhteeseen liittyviä asiakirjoja esimerkiksi lukitussa kaapissa, johon muilla ei ole pääsyä. 
  • Jos olet Heta-liiton jäsen et voi poiketa työehtosopimuksen mukaisista oikeuksista muuten kuin työntekijälle edullisempaan suuntaan. Huomioi kuitenkin mitä Keski-Suomen hyvinvointialue korvaa.

Keski-Suomen hyvinvointialue sijaismaksajana huolehtii puolestasi työntekijäsi palkanmaksusta ja lakisääteisestä tapaturma- ja ammattitautivakuutuksesta. Oima-järjestelmän kautta avataan työntekijöiden eläkevakuutus ja tilitetään eläkemaksut eläkevakuutusyhtiölle ja työttömyysvakuutusmaksut Työllisyysrahastolle. Sinun tulee täyttää Valtakirja sijaismaksajapalveluun ja palauttaa se vammaispalvelutoimistoon, jotta asiakkuus Oima-järjestelmään voidaan avata. 

Työnantaja voi huolehtia tapaturma- ja ammattitautivakuutuksen myös itse haluamaansa vakuutusyhtiöön, mutta tällöin hänen on myös itse huolehdittava vuosittain palkkailmoitus (vuoden vaihteessa) vakuutusyhtiöön sekä maksettava vakuutuksen kustannukset ensin itse. Kun työnantajuus päättyy tai jos se kotikunnan vaihtuessa jatkuu eri paikkakunnalla, työnantajan tulee ilmoittaa asiasta vakuutusyhtiöön. Lakisääteinen tapaturma- ja ammattitautivakuutus korvataan työnantajalle laskua/laskun kopiota ja maksukuittia vastaan. Mahdollisia vakuutusmaksupalautuksia varten tulee vakuutusyhtiöön antaa Keski-Suomen hyvinvointialueen tilinumero. 

Vaikka Keski-Suomen hyvinvointialue huolehtii valtuuttamanasi palkanmaksusta tuntilistojen perusteella, huomioithan, että Keski-Suomen hyvinvointialue ei ole työsuhteen osapuoli, vaan työsuhde on työnantajan ja avustajan välinen. 

Työntekijän velvollisuus on suorittaa työsopimuksessa määritellyt työtehtävät työnantajan antamien ohjeiden mukaisesti. Työntekijän tärkeimmät velvollisuudet ovat antamiesi työtehtävien suorittaminen huolellisesti sekä työaikojen, työturvallisuusmääräysten, lakien ja työsopimuksen noudattaminen. 

Mikäli työntekijä on tyytymätön työtehtäviinsä tai työoloihinsa, tulee hänen ensisijaisesti keskustella asiasta työnantajan kanssa. Mikäli keskustelusta huolimatta asiaan tarvitaan ulkopuolisen tahon tukea, voidaan asiaan etsiä ratkaisuja henkilökohtaisen avun palveluohjaajan tuella ja henkilökohtaisen avun keskuksesta. Hyvä alaistaito on, että työntekijä kunnioittaa työnantajan yksityisyyttä eikä puhu epäasiallisesti työnantajastaan muille henkilöille. 

Työntekijän velvollisuutena on huolehtia omista työtehtävistään eikä hänen tulisi puuttua toisten työntekijöiden tehtäviin. Työntekijän tulee noudattaa hyvää tapaa ja asiallisuutta työtehtävissään. 

Työnantaja on työterveyshuoltolain (1383/2001) mukaan järjestettävä työntekijöilleen lakisääteinen ennalta ehkäisevä työterveyshuolto. Velvollisuus koskee sekä vakituisia että määräaikaisia työntekijöitä. Sen tavoitteena on varmistaa työympäristön turvallisuus ja terveellisyys. Äkillinen sairastuminen ja sairaanhoito ei kuulu lakisääteiseen työterveyshuoltoon. Työnantaja voi sopia työterveyshuoltopalvelujen järjestämisestä valitsemansa palveluntuottajan kanssa. 

Lakisääteiseen työterveyshuoltoon sisältyvät: 

  • työpaikan terveysvaarojen selvittäminen työpaikkaselvityksen avulla 
  • työpaikan terveysriskeihin perustuvat terveystarkastukset ja työhöntulotarkastus.  
  • työkykyä ylläpitävä toiminta 
  • työpaikan ensiapuvalmiuden ohjaus 
  • työntekijöiden kuntoutukseen ohjaaminen muun muassa päihdekuntoutus ja palvelu tulee omasta terveydenhuollon yksiköstä. 

Vammaispalvelulain nojalla korvataan ainoastaan lakisääteinen työterveyshuolto. Työnantajan on tehtävä sopimus valitsemansa työterveyshuollon palveluntuottajan kanssa ja sovittava lakisääteisestä työterveyshuollosta. Työntekijälle on tiedotettava työterveyshuollon palveluista ja sisällöstä.

Työterveyshuollon korvaaminen

Työterveys laskuttaa työnantajaa. Työnantaja maksaa työterveyshuollon laskut ensin kokonaisuudessaan. Tilikauden (kalenterivuoden) jälkeen kuuden (6) kuukauden kuluessa työnantajan tulee hakea työpaikkaterveydenhuollon kustannuksiin korvauksen Kelalta lomakkeella SV 98a TTH (hakemuksen täyttöohje lomake SV 101a TTH). Kansaneläkelaitos korvaa työnantajalle 60 prosenttia kustannuksista. Loppuosa kustannuksista korvataan vammaispalveluista työnantajalle Kelan päätöstä vastaan. 

Osana lakisääteistä työterveyshuoltoa: 

  • Ohjaa uusi työntekijä työhöntulotarkastukseen työsuhteen alkaessa 
  • Kerro työntekijälle mahdollisista avustajan työhön liittyvistä terveydellisistä vaaroista sekä ohjaa, miten avustaja voi välttää vaarat (esim. apuvälineet ja ergonomiset työskentelytavat) 
  • Mikäli työntekijälläsi on jokin vika, vamma tai sairaus, joka vaikuttaa hänen selviytymiseensä työssään, tulee sinun seurata, miten hän pärjää työtehtävissään. 
  • Anna työntekijöillesi ohjeet toimenpiteistä, joihin heidän on tapaturman tai sairastumisen sattuessa ensiavun saamiseksi ryhdyttävä. 
  • Huolehdi, että paikassa, jossa avustamisesi tapahtuu, on saatavilla riittävä määrä asianmukaisia ensiapuvälineitä. 

Työnantajana vastaat työpaikan työsuojelusta. Työturvallisuuslain mukaan olet velvollinen huolehtimaan työntekijöiden turvallisuudesta ja terveydestä työssä. Sinun on otettava huomioon työhön ja työolosuhteisiin ja muuhun työympäristöön samoin kuin työntekijän henkilökohtaisiin edellytyksiin liittyvät seikat. Työnantajana perehdytät työntekijäsi työpaikan oloihin ja oikeisiin työmenetelmiin sekä turvallisuusmääräyksiin. 

Lisätietoja työsuojelusta saat mm. Työsuojeluhallinnon verkkopalvelusta osoitteesta tyosuojelu.fi. 

Osana työsuojelua: 

  • Poista avustajan työssä tai ympäristössä havaitut vaarat ja vaaratilanteet (esimerkiksi vaikeat työskentelyasennot, rasitusvammat). 
  • Ohjaa avustajaasi esimerkiksi käyttämään nostolaitetta aina kun se on mahdollista. 
  • Pyri vähentämään vaaroja jo ennen työn aloittamista (muun muassa varmista, että käytössä on sopivat apuvälineet). 
  • Opasta työntekijää kiinnittämään huomiota vaarojen tunnistamiseen ja menettelytapoihin vaaratilanteiden ennaltaehkäisemiseksi. Jos työntekijä havaitsee vaaran tai riskitekijän työskentelyolosuhteissaan, hänen tulee ilmoittaa siitä sinulle. Korosta työntekijälle turvallisia työtapoja ja anna tieota ergonomisesti oikeista työmenetelmistä, - liikkeistä ja -asennoista. 
  • Jos avustettava henkilö sairastaa tarttuvaa sairautta, olet työnantajana velvollinen opastamaan avustajaa tartunnan suojautumisessa sekä hankkimaan siihen tarvittavat välineet, kuten suojakäsineet avustajan käyttöön. 
  • Työnantajana sinun tulee seurata, että työntekijöidesi lakien mukaiset vuorokautiset lepoajat, muut vapaat ja lomat toteutuvat. 

Työtapaturmavakuutus on lakisääteinen vakuutus, jolla työntekijä vakuutetaan työn tekemisen aikana sattuneiden tapaturmien tai aiheutuneiden ammattitautien varalta. Vakuutuksen tulee olla voimassa heti ensimmäisen työvuoron alkaessa. 

Ensimmäisen avustajan työsuhteen alkaessa tulee ilmoittaa vammaispalveluihin työntekijän ensimmäinen työpäivä, jotta Oima-järjestelmän kautta otettu vakuutus tulee voimaan avustajatyön alkaessa.  Työtapaturma- ja ammattitautivakuutus on työnantajakohtainen. Sinun ei tarvitse päättää tai muuttaa vakuutusta, jos työntekijä vaihtuu. 

Vakuutuksesta korvataan esimerkiksi: 

  • Tapaturma, joka on sattunut työssä tai työstä johtuvista olosuhteissa työpaikalla, työpaikkaan kuuluvalla alueella, matkalla asunnosta työpaikalle tai päinvastoin tai työntekijän ollessa työnantajan asioilla. 
  • Tapaturmana korvataan vamma, joka on syntynyt lyhyenä enintään yhden vuorokauden pituisena aikana ja jota ei korvata ammattitautina (esimerkiksi työliikkeen yhteydessä tapahtunut lihaksen tai jänteen kipeytyminen). 

Tapaturmalla tarkoitetaan äkillistä, ennalta arvaamatonta, ulkoisen tekijän aiheuttamaa tapahtumaa, joka sattuu vakuutetun tahdosta riippumatta ja aiheuttaa hänelle vamman tai sairauden. 

Tapaturman sattuessa työnantaja ja työntekijä täyttävät yhdessä tapaturmailmoituksen vakuutusyhtiölle. Keski-Suomen hyvinvointialueen henkilökohtaisen avun keskus auttaa tarvittaessa.  

Lisätietoja tapaturmavakuutuksesta ja korvattavista tapaturmista saat Tapaturmavakuutuskeskuksesta (TVK) osoitteesta tvk.fi. 

Päätöksestä ilmenee myönnetty avustajatuntien kokonaistuntimäärä, joka perustuu yksilölliseen tarvearvioon. Korvaus myönnetään siitä lukien, kun työntekijän työsuhde palveluksessasi alkaa. 

Päivittäinen avustaminen

Päivittäisillä toimilla tarkoitetaan esim. avustaminen pukeutumisessa, hygienian hoidossa, vaate- ja ruokahuollossa, päivittäisillä kauppa-asioinneilla ja muilla kodinhoidollisilla tehtävillä. (jos on kotihoitoa myönnetty henkilökohtaisena apuna, voi olla, että jotakin näistä on määritelty heidän tehtäväkseen, se mainitaan päätöksessä erikseen) 

Jos sinulle on myönnetty päivittäistä avustamista vain arkipäiviksi, ilman työaikalisiä (ns. perustunteja) tulee sinun suunnitella työvuorot tehtäväksi ajalle maanantai - perjantai kello 6 - 18 väliselle ajalle. Päätöksen mukaan työntekijälle ei korvata työaikalisiä, vaikka työtä tehtäisiin muina aikoina kuin maanantai - perjantai kello 6 - 18 välisenä aikana.  

Vapaa-ajan avustaminen 30 tuntia kuukaudessa

Vapaa-ajan avustamisella tarkoitetaan vapaa-ajalle myönnettävää avustamista kotona ja kodin ulkopuolella tapahtuviin harrastuksiin, yhteiskunnalliseen osallistumiseen ja sosiaalisten suhteiden ylläpitämiseen. 

Vapaa-ajan avun tunneista korvataan työaikalisät, mikäli työ toteutuu muuhun kuin maanantai–perjantai kello 6–18 väliseen aikaan. 

Työvuorot on suunniteltava työnantajalle myönnetyn päätöksen mukaisesti. Työvuorosuunnitelma perustuu työnantajana toimivan vammaisen henkilön avun tarpeeseen. Työnantajan henkilökohtaisen avun päätökseen on mahdollisesti kirjattu tuntimäärä ilta-, lauantai-, sunnuntai-, yö-, tai arkipyhätyöhön.  

Työnantaja määrittelee milloin (myönnetyn päätöksen mukaisesti), missä ja mihin vuorokauden tai viikon aikaan hän avustamista tarvitsee. Työaikalainsäädäntö kuitenkin määrää, millaisia työaikoja työntekijällä voi teettää. Työaikalain mukaan työntekijän työaika on enintään 8 tuntia vuorokaudessa ja 40 tuntia viikossa. Jaksotyönä tehtäessä viikoittainen 40 tunnin työaika tasoitetaan enintään kolmen viikon pituisena ajanjaksona, kuitenkin niin, ettei työnantajan päätöksessä oleva myönnetty tuntimäärä kuukaudessa ylity. (Työaikalaki 5 §.) Työvuorosuunnittelu tehdään kaksi viikkoa etukäteen. 

Työaikalain mukaan työntekijälle on annettava vähintään 11 tunnin pituinen keskeytymätön lepoaika jokaisen työvuoron alkamista seuraavan 24 tunnin aikana. 

  • Sunnuntaina kello 00–24 välisenä aikana tehdystä työstä maksetaan 100 % korotettu tuntipalkka. 

Huomioithan, että lisät maksetaan vain silloin, kun työaikalisällisten tuntien korvaaminen on erikseen mainittu henkilökohtaisen avun päätöksessä. 

Heta-liiton jäsen: katso Heta-Tes 

Lisätyö ja ylityö 

Mikäli työsopimuksen mukainen tai muutoin sovittu työaika ylitetään, kyse on lisätyöstä. Lisätyöstä maksetaan yksinkertainen tuntipalkka tehdyltä työtunnilta.  

Ylityön määrittelystä tarkemmin voi lukea työaikalaista. Ylityötä on työ, joka ylittää työaikalaissa tarkoitetun säännöllisen työajan enimmäismäärän. Työnantajan tulee hankkia riittävästi työntekijöitä niin, ettei ylitöitä tarvitse teettää. Keski-Suomen hyvinvointialue ei pääsääntöisesti korvaa ylitöistä aiheutuneita kustannuksia, jollei tälle ole riittäviä perusteita esim. äkillinen sairastuminen, juna myöhässä.  

Heta-liiton jäsen katso Heta-Tes 

Työnantaja rekrytoi, haastattelee hakijat ja tekee valinnan työntekijästä. Ennen hakuilmoituksen laadintaa pohdi ja kirjoita ylös millaista apua avustajaltasi tarvitset, missä ja milloin hän tehtäviään hoitaa sekä millainen työntekijä on paras tehtäviä hoitamaan. 

Vammaispalvelulain mukaan henkilökohtaisena avustajana ei voi toimia vammaisen henkilön omainen tai muu läheinen henkilö (esim. puoliso, avopuoliso, lapsi, vanhempi, isovanhempi, lapsenlapsi, sisarus), ellei sitä erityisen painavasta syystä ole pidettävä vaikeavammaisen henkilön edun mukaisena. Omaisen toimimisestä avustajanasi tulee olla maininta henkilökohtaisen avun päätöksessäsi tai asiakassuunnitelmassasi.  

Avustajan rekrytoinnissa, hakuilmoituksen laadinnassa sekä tehtävänkuvauksen määrittelyssä sinua neuvoo Henkilökohtaisen avun keskus (Havu-keskus).

Rekrytoinnin tuki

Työnantaja voi halutessaan tehdä työpaikkailmoituksen TE-palvelujen työmarkkinatorilla osoitteessa tyomarkkinatori.fi. Henkilökohtaisen avun palveluohjaajalta saat tukea ja apua rekrytointiin liittyvissä asioissa. Keväällä 2023 aloittava henkilökohtaisen avun keskus tarjoaa tuen ja avun lisäksi myöhemmin mm. koulutusta työnantajuuteen ja työsuhteen aloitukseen liittyen. 

Henkkari 

Keski-Suomen hyvinvointialue ottaa erikseen ilmoitettavan aikataulun mukaan käyttöönsä koko hyvinvointialueen kattavan Henkkari-järjestelmän, johon työnantajana voit rekisteröityä. Jyväskylän alueella Henkkari on jo käytössä. Henkkarissa henkilökohtaisen avun palveluohjaaja hyväksyy ja laittaa avustajan työnhakuilmoituksen näkymään sivustolle. Jokainen uusi henkilökohtainen avustaja haastatellaan rekisteriin. Henkkarista voi hakea ja etsiä itselleen avustajan. Työnantaja voi laittaa työpaikkailmoituksen näkyviin itse tai pyytää apua henkilökohtaisen avun palveluohjaajalta.  

Mikäli tarvitset sijaisen kiireellisesti (esim. saman päivän aikana) voit valita järjestelmästä: Äkillinen avustajatarve -kohta. Kirjoita viesti ja lähetä. Viesti välittyy ylläpitäjälle ja asuinalueesi vapaina oleville avustajille. Vaihtoehtoisesti voit olla yhteydessä henkilökohtaisen avun palveluohjaajaan. Pitkäaikaiseen sijaisuuteen työnantaja avaa työpaikkailmoituksen määräaikaisesta työtehtävästä, ellei tiedossa ole jo olemassa avustajaa, jolle tunnit voidaan tarjota. Sijaisen kanssa laaditaan määräaikainen työsopimus.   

Avustajan työskenteleminen lasten kanssa

Työnantajana sinun on pyydettävä työntekijän rikostaustaote nähtäväksi, jos avustajan työtehtävään pysyväisluonteisesti kuuluu työskentelyä lasten (alle 18-vuotiaiden) kanssa tilanteissa, joissa lapsen huoltaja ei ole läsnä. Rikostaustaotteen tulee olla alle 6 kuukautta vanha. Työnantajan tulee pyytää rikostausta nähtäväksi, mutta sitä ei saa arkistoida itselleen eikä lähettää vammaispalveluihin.  

Työntekijä tilaa itse omakustanteisesti rikostaustaotteen oikeusrekisterikeskuksen verkkosivuilta.

Henkilökohtainen avustaja on työsuhteessa. Työsuhde perustuu työntekijän ja työnantajan väliseen työsopimukseen, joka tehdään kirjallisena. Avustajan toimenkuvasta ja työn sisällöstä sovitaan työsopimuksessa. Työsopimuksella työntekijä sitoutuu tekemään työtä sovituin ehdoin. 

Työnantajana voit määrät seuraavista seikoista: 
(Huomioi sinulle myönnetty Henkilökohtaisen avun päätös) 

  • Mitä työntekijä eli avustajasi tekee (työn sisältö). 
  • Miten työntekijä eli avustajasi työnsä suorittaa (työsuoritustapa). 
  • Milloin työtä tehdään (työvuoro). 
  • Missä työtä tehdään (työpaikka). 

Työnantajana teet työsopimuksen kaikkien työntekijöidesi kanssa, myös määräaikaisten sijaisten kanssa. Työsopimus tehdään kirjallisena ja allekirjoitetaan kahtena samanlaisena kappaleena. Toinen sopimus jää työnantajalle ja toinen annetaan työntekijälle. Työsopimuksesta toimitetaan kopio vammaispalvelun toimistoon. Huomioithan, että työsopimus kannattaa tehdä vasta, kun olet saanut päätöksen henkilökohtaisesta avusta. 

Työsopimuksen laatimiseen voit käyttää Keski-Suomen hyvinvointialueen vammaispalveluista saatavaa lomakepohjaa. 

Jos joku muu kuin vammainen henkilö allekirjoittaa työsopimuksen, tulee tällä henkilöllä olla asianmukainen valtuutus (esimerkiksi edunvalvonta, huoltajuus), joka antaa hänelle oikeuden toimia vammaisen henkilön puolesta. Työnjohtajana toimii aina vammainen henkilö. 

Jos työsopimuksen on allekirjoittanut muu kuin vammainen henkilö, tulee työsopimukseen kirjata työnantajan ja työntekijän lisäksi avustettavan henkilön nimi.  

Työsopimukseen on hyvä kirjata: 

  • työnantajan nimi (vammainen henkilö) ja henkilötunnus 
  • työntekijän nimi (avustajan nimi) ja henkilötunnus 
  • työntekijän sähköpostiosoite 
  • mahdollinen koeaika (enintään 6 kuukautta) 
  • tieto siitä, onko kyseessä toistaiseksi voimassa oleva tai määräaikainen työsopimus 
  • työn aloittamisajankohta (päivämäärä) 
  • pääasialliset työtehtävät  
  • palkka (tuntipalkka) 
  • työntekijän tilinumero palkanmaksua varten 
  • työaika 
  • irtisanomisaika 
  • vaitiolovelvollisuus 
  • allekirjoitukset 

Työsopimukseen määritelty työaika sitoo työnantajaa ja avustajaa. Nollatuntisopimus (esim. 0–30h/kk) voidaan solmia vain silloin, kun työnantajalla on tarjota töitä niin epäsäännöllisesti tai ennakoimattomasti, ettei kiinteää työaikaa pysty määrittelemään etukäteen. Nollatuntisopimus voi olla määräaikainen tai toistaiseksi voimassa oleva. Heta-liiton TES ohjaa työehtosopimuksen piirissä olevaa työnantajaa. 

Vammaisen lapsen huoltajan allekirjoittaessa työsopimuksen on huoltajan pyrittävä toimimaan niin, että lapsen etu toteutuu. Lapsen edun huomioimisella tarkoitetaan muun muassa sitä, että henkilökohtaisen avun osalta on turvattava lapsen itsenäistyminen ja kasvaminen vastuullisuuteen sekä edistettävä lapsen tasapainoista kehitystä ja hyvinvointia. Lapsella tulee olla mahdollisuus osallistua ja vaikuttaa avustajan työnkuvan määrittelyyn ja tapaan tehdä työtä. Lapselle tulee antaa hänen ikäisensä ja kehitystasonsa mukaisella tavalla tietoa henkilökohtaisen avun palvelusta. 

Oman kotikunnan alueesi vammaispalvelun toimistoon tulee toimittaa työsuhteen alussa kopio työsopimuksesta ja valtakirja sijaismaksajapalveluun Oima-järjestelmän kautta. 

Heta-liiton jäseneksi liittyneen työnantajan tulee tarkistaa Heta Tes:n sisältö koskien työsuhteen ehtoja.  

Heta-liiton jäsenyyden osoittaminen 

Vammaispalvelun toimistoon toimitetaan seuraavat kopiot: 

  • jäsenliittoon liittyvä hyväksymiskirje, josta ilmenee liittymispäivä 
  • kuitti suoritetusta jäsenmaksusta 
  • mahdolliset työntekijöiden kokemuslisälomakkeet 
  • kuitti suoritetusta jäsenmaksusta tulee toimittaa vammaispalveluihin vuosittain 

Keski-Suomen hyvinvointialue huolehtii työnantajan puolesta avustajan palkanmaksun työtuntilistojen perusteella. Avustajien palkanmaksu hoidetaan sähköisen Oima-järjestelmän avulla. Sijaismaksajapalvelun eli Oiman kautta ilmoitetaan työntekijän tulotiedot verohallinnon tulorekisteriin eri viranomaisten tarpeita varten. Oima-järjestelmä hakee työntekijän verokortin automaattisesti verohallinnon järjestelmistä. Työntekijän tulee huolehtia verottajan järjestelmään (omavero.fi) verokortin ajantasaisuus.  

Työntekijän palkka maksetaan tuntiperusteisena työnantajan toimittamien toteumatietojen mukaisesti. Toteutuneet työtunnit merkitään työtuntilistaan joko sähköisesti Oima-järjestelmän kautta tai kirjallisena. 

Työnantaja huolehtii siitä, että avustajan tekemät työtunnit sekä työaikalisät ovat henkilökohtaisen avun palvelupäätöksen mukaisia, eivätkä tunnit ylitä päätöksessä myönnettyjä enimmäistuntimääriä. Työnantaja on velvollinen korvaamaan avustajalle mahdolliset päätöksestä poikkeavat työtunnit. Työntekijä saa palkkalaskelman ensisijaisesti sähköpostiin. Tätä varten sähköpostiosoite tulee ilmoittaa tuntilistassa. 

Heta-liiton jäsen: katso Heta-Tes. 

Työtuntilistat tulee täyttää huolellisesti ja selvällä käsialalla.  

Päivittäisen avun työaika (mikäli saamasi päätös sisältää päivittäistä apua) ja vapaa-ajan avun työaika tulee kirjata eri kohtiin. Erittele työajat päätöksen mukaisesti. (Ks. Henkilökohtaisen avun päätös) Työajat täytetään avustamisen mukaisesti. Työvuoron kellonaika ei voi koskaan olla molemmissa sarakkeissa -päivittäinen apu ja vapaa-ajan apu.  

Tarkemmat ohjeet tuntilistojen täyttämisestä löydät työnantajan oppaan pdf-versiosta sivulta 14. (linkki)

Palkka-aineiston palautus

Palkka-aineiston palautuspäivät ovat kk:n 3. päivä ja 18. päivä.  Palkanmaksupäivät ovat kk:n 15 päivä ja kuukauden viimeinen päivä, tai näiden sattuessa viikonlopulle tai arkipyhälle, palkanmaksupäivä on edellinen arkipäivä.  

Esimerkiksi: 

  • Ajalta 1.–31.1.2023 palkanmaksupäivä on 15.2.2023, ja tämän ajanjakson materiaali tulee palauttaa 31.1.–3.2.2023 eli kk:n 3. päivänä.   
  • Ajalta 1.–15.1.2023 palkanmaksupäivä on 31.1.2023 (tämä vain heille, joille palkka maksetaan kaksi kertaa kuukaudessa). Tälle palkkapäivälle tuleva materiaali tulee palauttaa 15.1–18.1.2023 oman kunnan alueen sosiaali-/vammaispalvelutoimistoon.   

Tarkastetut ja allekirjoitetut työtuntilistat toimitetaan kotikunnan alueen vammaispalvelutoimistoon. Tuntilistan voi palauttaa aina myös aikaisemmin, kun viimeinen kuukauden työvuoro on tehty. Puutteellisesti täytetyt ja myöhässä saapuneet työtuntilistat viivästyttävät avustajan palkanmaksua.   

Mikäli palautat tuntilistat sähköisesti turvapostina tai Hyvis-palvelun kautta, tulee sinun katsoa, että kuvat tuntilistoista ovat hyvälaatuisia ja kuvissa näkyvät selvästi kaikki merkinnät ja allekirjoitukset.  

Työntekijän on välittömästi ilmoitettava työnantajalle, kun hän on sairauden vuoksi estynyt tekemään työtään. Sairauspoissaolon tarpeen arvioi ensisijaisesti työntekijä yhdessä hoitavan lääkärin kanssa. Muutaman päivän (1-3 päivää) sairauspoissaolosta voi riittää työntekijän oma ilmoitus työnantajalle. Työntekijä ilmoittaa sairastumisesta aina työnantajalle henkilökohtaisesti. Työnantajalla on oikeus pyytää todistus myös lyhyemmästä poissaolosta. 

Sairaslomatodistusta vaadittaessa työntekijä hakeutuu oman alueen terveyskeskukseen, opiskelijaterveydenhuoltoon tai muuhun valitsemaansa terveydenhuollon pisteeseen. Sairauslomatodistus toimitetaan työnantajalle, joka säilyttää todistuksen tietosuojan huomioiden yhden (1) vuoden ajan. Hyvinvointialueen vammaispalvelut voi tarvittaessa tarkistaa palkanlaskentaa koskevat asiakirjat työnantajalta avustuksen perusteeksi. 

Työnantaja hankkii sijaisen avustajan sairausloman ajaksi. Sairastuneen avustajan sairauspäivien työtunnit eivät kuluta sinulle myönnettyjä avustustunteja.  

Avustajan sairausloma-ajalta korvataan etukäteen laaditun työvuorolistan mukaisesti enintään 8 h/päivä (perustuntipalkan mukaisesti). Työntekijän sairauspäiville suunnitellut työtunnit ja kellonajat (alkamisaika ja päättymisaika) tulee merkitä tuntilistaan.  

Työntekijällä on oikeus saada palkka sairastumispäivältä ja seuravalta yhdeksältä arkipäivältä (1+9). Myös lauantait lasketaan arkipäiviksi. Avustajalle, jonka työsuhde on kestänyt alle kuukauden, työkyvyttömyysajalta maksetaan 50% palkasta. Mikäli työkyvyttömyysaika kestää yli 9 päivää, työntekijä hakee itse sairauspäivärahaa Kansaneläkelaitokselta. 

Työnantajana olet velvollinen vastaamaan Kelalta tuleviin työntekijöiden sairauspäiväraha kyselyihin.  

Heta-liiton jäsen: katso Heta-Tes

Avustajan lapsen sairastuminen tai muu pakottava perhesyy 

Työntekijän lapsen tai muun hänen taloudessaan vakituisesti asuvan alle 10-vuotiaan lapsen sairastuessa äkillisesti, avustajalla on oikeus saada enintään kolme työpäivää tilapäistä palkatonta hoitovapaata lapsen hoitoon tai lapsen hoidon järjestämiseksi. Poissaolon syy on todistettava terveydenhuollon ammattihenkilön antamalla todistuksella. Työntekijän on vaadittaessa annettava työnantajalle selvitys toisen huoltajan esteestä hoitaa lasta. 

Työntekijällä on oikeus tilapäiseen poissaoloon työstä, jos hänen välitön läsnäolonsa on välttämätöntä hänen perhettään kohdanneen, sairaudesta tai onnettomuudesta johtuvan, ennalta arvaamattoman ja pakottavan syyn vuoksi. Työntekijän on ilmoitettava työnantajalle poissaolostaan ja sen syystä niin pian kuin mahdollista. Työnantajan pyynnöstä työntekijän on esitettävä luotettava selvitys poissaolonsa perusteesta. 

Heta-liiton jäsen ks. Heta-Tes. 

Perhevapaalla tarkoitetaan äitiys- isyys- tai vanhempainvapaata. Työnantajalla ei ole velvollisuutta maksaa työntekijälle palkkaa perhevapaiden ajalta. Keski-Suomen hyvinvointialue ei korvaa avustajalle palkkaa tältä ajalta. Työntekijä hakee päivärahaa perhevapaiden ajalle Kelalta. Työntekijän tulee toimittaa vanhempainvapaan Kelan päätöksestä kopio vammaispalveluihin. 

Sinulle voidaan korvata myös sellaiset muut kohtuulliset avustamisesta ja työntekijästä aiheutuvat kulut, jotka ovat välttämättömiä avustamisen mahdollistamiseksi. Välttämättömiksi voidaan katsoa ne kustannukset, joita ilman avustamiseen ei olisi voitu ryhtyä tai sitä ei olisi voitu jatkaa. 

Laadi suunnitelma kuluista etukäteen ja ole yhteydessä vammaispalvelun työntekijääsi mahdollisten lisäkorvausten ja lisätuntien myöntämistä varten. 

Työntekijälle kertyy työssäolon aikana vuosiloma vuosilomalaissa (162/2005) säädetyin perustein. Työnantajana velvollisuutesi on huolehtia, että työntekijällä on mahdollisuus vuosilomaan. 

Lomamääräytymisvuosi alkaa huhtikuun alusta (1.4.) ja päättyy maaliskuun loppuun (31.3.). Lomakausi on toukokuun 2. päivän ja syyskuun 30. päivän välinen aika.  

Lomamääräytymiskuukaudessa tulee työpäiviä olla vähintään 14 päivää tai työtunteja vähintään 35. Alle vuoden työsuhde on lomakertymä 2 arkipäivää ja yli vuoden työsuhteessa 2,5 päivää jokaista lomanmääräytymiskuukautta kohti. Vuosilomakorvaukset maksetaan lomien yhteydessä. 

Työnantajalla on oikeus päättää vuosiloman ajankohdasta. Sinun tulee määritellä avustajan loman ajankohta vuosilomalakia noudattaen hyvissä ajoin. Työnantajan tulee varmistaa sijaisjärjestelyt ennen loman myöntämistä. Avustajan vuosiloman ajalta korvataan sijaisen palkkaamisesta aiheutuneet kulut. Sijaisen työsopimus tehdään samalle ajalle kuin vakituisen loma. Ilmoita ajoissa, jos työntekijälle tulee maksaa lomapalkka ennen lomaa (yli viikon loma). Työtuntilistaan merkitään työntekijän vuosiloman ajankohta. 

Heta-liiton jäsen ks. Heta-Tes 

Vuosilomalain 8 pykälän vapaa

Työntekijällä, joka sopimuksen mukaan tekee kaikkina kalenterikuukausina työtä alle 14 päivää tai 35 tuntia, ei ole oikeutettu vuosilomaan mutta on oikeutettu neljän viikon yhtäjaksoiseen vapaaseen työsuhteen kestettyä vuoden. Kertymä on siis aina 2 päivää kuukaudessa, vaikka työsuhde kestäisi yli vuoden. Vapaan ajalta ei makseta palkkaa, vaan sen ajalta saa lomakorvauksen. Lomakorvaus maksetaan kesäkuun palkkapäivän yhteydessä.  

Sijaisen palkkaaminen avustajan vuosiloman ajaksi 

Vaikeavammaisella henkilöllä on oikeus palkata sijainen avustajan vuosilomalain mukaisen loman/vapaan ajaksi. Vakituisen työtekijän tuntilistaan merkitään vuosiloma (ks työtuntilistan täyttämisohje). Työnantaja solmii avustajan sijaisen kanssa määräaikaisen työsopimuksen, jossa määräaikaisuuden perusteeksi merkitään vuosiloman sijaisuus. 

Lomauttamiselle (Työsopimuslaki 55/2001) tarkoitetaan työnantajan päätökseen tai hänen aloitteestaan tehtävään sopimukseen perustuvaa työnteon ja palkanmaksun väliaikaista keskeyttämistä työsuhteen pysyessä muuten voimassa. Lomautuksen ajalta ei makseta palkkaa. Työntekijällä on lomautuksen aikana oikeus ottaa vastaan muuta työtä ja oikeus työttömyyskorvaukseen. 

Pääsääntöisesti vain toistaiseksi voimassa olevassa työsuhteessa olevan työntekijän voi lomauttaa. Määräaikaisessa suhteessa olevan työntekijän voi lomauttaa vain tilanteissa, joissa työntekijä tekee työtä vakituisen työntekijän sijaisena ja työnantajalla olisi oikeus lomauttaa vakituinen työntekijä, jos tämä olisi töissä. 

Heta-liiton jäsen ks. Heta-Tes 

Lomautusilmoitus

Kun tarve lomauttamiseen on ennalta tiedossa (esim. kuntoutusjakson tai ennalta tiedettävä sairaalajakson vuoksi), on lomautusilmoitus annettava kirjallisesti työntekijälle vähintään 14 päivää ennen lomautuksen alkamista. Ennen lomautusilmoituksen antamista on työntekijää kuultava. 

Mikäli työnteko estyy äkillisesti työnantajasta johtuvasta syystä esimerkiksi jouduttua sairaalahoitoon, on lomautusilmoitus annettava työntekijälle välittömästi. Palkanmaksuvelvollisuus jatkuu pääsääntöisesti enintään 14 vuorokautta ilmoituksesta suunniteltujen työvuorojen mukaan, kuitenkin enintään 8 h/pv. Tänä aikana on työntekijälle selvitettävä työn keskeytymisen syy ja arvioitu aika.  

Mikäli työnantaja menehtyy, on sekä kuolinpesän osakkailla että työntekijällä oikeus irtisanoa työsopimus.  

Heta-liiton jäsen ks. Heta-Tes 

Lomautuksen kesto 

Työnantaja voi lomauttaa työntekijän, joko määräajaksi tai toistaiseksi. Pääsääntöisesti lomautus tehdään määräajaksi. Lomauttaminen määräajaksi tulee tehdä tilanteessa, jossa työnantajan edellytykset tarjota työtä ovat vähentyneet tilapäisesti eikä työnantajalla ole tarjota sopivaa työtä. Mikäli työnantaja ei lomauta työntekijää, vaikka oikeus lomauttamiseen olisi olemassa, voi vammaispalvelu pidättäytyä palkkakustannusten korvaamisesta. Palkanmaksuvelvollisuus on tällöin työnantajalla itsellään. 

Heta-liiton jäsen ks. Heta-Tes 

Työsopimussuhde voi päättyä työntekijän tai työnantajan aloitteesta sen mukaan kuin he yhdessä sopivat. Määräaikainen työsopimus päättyy ilman irtisanomista määräajan päättyessä tai sovitun työn tultua tehtyä. Toistaiseksi voimassa oleva työsopimus päätetään toisen sopijapuolen tietoon saatettavalla irtisanomisella. 

Varoitus 

Jos työntekijä on laiminlyönyt työsuhteestaan johtuvia velvoitteita, voi työnantaja antaa hänelle varoituksen. Työnantaja voi päättää työsuhteen toistuvien laiminlyöntien vuoksi, mutta pääsääntöisesti irtisanomista ei saa toteuttaa ennen kuin työntekijälle on varoituksella annettu mahdollisuus korjata menettelynsä. Mikäli työsuhde halutaan päättää toistuvien laiminlyöntien vuoksi, tulee työnantajan pystyä osoittamaan, että varoitus on annettu. Tämän johdosta on sekä työnantajan että työntekijän edun mukaista, että varoitus annetaan kirjallisesti. Työnantaja pyytää työntekijää allekirjoituksellaan vahvistamaan, että varoitus on vastaanotettu. Työntekijän allekirjoitus ei kuitenkaan tarkoita sitä, että työntekijä olisi hyväksynyt varoituksessa esille tuodut seikat oikeiksi. 

Jotta annettu varoitus täyttäisi sen tarkoituksen, tulisi siihen kirjata vähintään: 

  • konkreettinen kuvaus työntekijän sopimuksen vastaisesta käyttäytymisestä 
  • selvitys niistä velvollisuuksista, joita työntekijä on rikkonut 
  • selkeä vaatimus käyttäytymisestä tulevaisuudessa sovittujen sääntöjen mukaisesti 
  • yksiselitteinen ilmoitus toistuvan, samankaltaisen moitittavan käyttäytymisen seurauksista. 

Varoitukselle ei ole säädetty voimassaoloaikaa. Arvio varoituksen kestosta tehdään tapauskohtaisesti ja siihen vaikuttaa työntekijän rikkomuksen tai laiminlyönnin vakavuus. Työsuhde voidaan päättää ilman varoitusmenettelyä, jos työntekijän rikkomus on niin vakava, että työnantajalta ei voida kohtuudella edellyttää työsuhteen jatkamista. Työsuhdetta päätettäessä varoitukseen voidaan vedota vain silloin, kun irtisanominen johtuu saman tyyppisestä syystä kuin mistä varoitus on annettu. 

Heta-liiton jäsen ks. Heta-Tes 

Työnantajan tekemä irtisanominen tai työsuhteen purkaminen 

Työnantajana voit irtisanoa työsuhteen työsopimuslakiin kirjattujen irtisanomisaikojen puitteissa. Irtisanomisajan pituus riippuu työsuhteen kestosta. Jos irtisanot työsopimuksen noudattamatta irtisanomisaikaa sinulle voi syntyä korvausvelvollisuus laittomasta irtisanomisesta. Voit irtisanoa toistaiseksi voimassa olevan työsopimuksen vain asiallisesta ja painavasta syystä.  

Työntekijään liittyvä asiallinen ja painava irtisanomisperuste voi olla esimerkiksi: 

  • työsuhteeseen olennaisesti vaikuttavien velvoitteiden vakava rikkominen ja laiminlyönti 
  • sellaisten työntekijään liittyvien työntekoedellytysten olennainen muuttuminen, joiden vuoksi työntekijä ei enää kykene selviytymään työtehtävistään. 

Taloudellinen ja tuotannollinen irtisanomisperuste on kyseessä, jos työ on vähentynyt tai loppunut. 

Et voi irtisanoa työntekijääsi seuraavin perustein: 

  • Työntekijälläsi on sairaus, vamma tai hänelle on tapahtunut tapaturma, ellei hänen työkykynsä ole näiden vuoksi vähentynyt olennaisesti ja niin pitkäaikaisesti, että ei voida kohtuudella edellyttää sopimuksen jatkamista. 
  • Työntekijäsi osallistuu työtaistelutoimenpiteeseen. 
  • Työntekijälläsi on poliittisia, uskonnollisia tai muita mielipiteitä, joista olet eri mieltä. 
  • Työntekijäsi osallistuu yhteiskunnalliseen tai yhdistystoimintaan. 
  • Työntekijäsi turvautuu oikeusturvakeinoihin. 

Mikäli päätät työntekijäsi työsuhteen perusteettomasti, sinut voidaan tuomita työsopimuslain mukaan maksamaan työntekijälle 3-24 kuukauden palkkaa vastaava korvaus. 

Neuvoja antaa myös Länsi- ja Sisä-Suomen aluehallintoviraston työsuojelun vastuualue.  

Työnantaja saa purkaa työsopimuksen päätyväksi heti vain erittäin painavasta syystä. Tällaisena syynä voidaan pitää työntekijän työsopimuksesta tai laista johtuvien, työsuhteeseen olennaisesti vaikuttavien velvoitteiden niin vakavaa rikkomista tai laiminlyöntiä, että työnantajalta ei voida kohtuudella edellyttää työsuhteen jatkamista edes irtisanomisajan pituista aikaa. 

Jos työntekijä on ollut poissa työstä vähintään seitsemän päivää ilmoittamatta työnantajalle sinä aikana pätevää syytä poissaoloon, voidaan työsopimus tulita purkautuneeksi poissaolon alkamisesta lukien. 

Työntekijän irtisanoutuminen tai työsuhteen purkaminen 

Henkilökohtaisen avustajan työsuhde voi päättyä työntekijän itsensä irtisanoutumiseen. Työntekijä ei tarvitse erityistä perustetta irtisanoutumiselleen. Työntekijä on kuitenkin velvollinen noudattamaan joko työsopimuksessa sovittua irtisanomisaikaa tai työsopimuslain mukaista irtisanomisaikaa. Määräaikaisesta työsuhteesta työntekijä voi irtisanoutua vain, jos työsopimuksessa on sovittu irtisanomisajasta. Asiasta voi myös sopia työnantajan kanssa erikseen. 

Työntekijä saa purkaa työsopimuksen päättyväksi heti, jos työnantaja rikkoo tai laiminlyö työsopimuksesta tai laista johtuvia, työsuhteessa olennaisesti vaikuttavia velvoitteitaan niin vakavasti, että työntekijältä ei voida kohtuudella edellyttää työn jatkamista edes irtisanomisajan pituista aikaa. 

Työnantajan on tarjottava työtä tuotannollisin ja taloudellisen perustein irtisanomalleen, te-palveluista edelleen työtä hakevalle entiselle työntekijälleen, jos hän tarvitsee työntekijöitä yhdeksän kuukauden kuluessa työsuhteen päättymisestä samoihin tai samankaltaisiin tehtäviin, joita irtisanottu työntekijä on tehnyt.  

Irtisanomisajat 

Työnantajan on noudatettava seuraavia irtisanomisaikoja, ellei työ- tai virkaehtosopimuksessa tai työsopimuksessa ole sovittu toisin: 

  • 14 päivää, jos työsuhde on jatkunut enintään vuoden
  • 1 kuukausi, jos työsuhde on jatkunut 1–4 vuotta
  • 2 kuukautta, jos työsuhde on jatkunut 4–8 vuotta
  • 4 kuukautta, jos työsuhde on jatkunut 8–12 vuotta
  • 6 kuukautta, jos työsuhde on jatkunut yli 12 vuotta.

Työntekijän on noudatettava seuraavia irtisanoutumisaikoja, ellei työ- tai virkaehtosopimuksessa tai työsopimuksessa ole sovittu toisin: 

  • 14 päivää, jos työsuhde on jatkunut enintään viisi vuotta
  • 1 kuukausi, jos työsuhde on jatkunut yli viisi vuotta. 

Työnantajan tulee huolellisesti säilyttää kaikki avustajia koskevat asiakirjat. Työnantajan on hyvä pitää erillistä kansiota henkilökohtaisen avustajan työsuhteisiin liittyvistä asioista, jotta niihin on tarvittaessa helppo palata.  

Luottamuksellisille asiakirjoille on määritelty seuraavia arkistointimääräyksiä  

  • työvuorosuunnitelmia tulee säilyttää 5 vuotta  
  • työsopimuksia 10 vuotta  
  • sairauslomatodistuksia 2 vuotta  

Muita luottamuksellisia asiakirjoja ovat mm. lomautusilmoitukset, varoitukset, työsuhteen päättämiset, todistusten kopiot. Vanhentuneet ja luottamukselliset asiakirjat tulee hävittää asianmukaisesti eikä niitä saa heittää lehti- tai paperinkeräykseen. 

Asiakirjoja säilytetään sekä sähköisessä muodossa tietojärjestelmissä että paperimuodossa. Tietojen on säilyttävä virheettöminä ja eheinä. Asiakirjoja ja niihin sisältyviä tietoja on käsiteltävä huolellisesti ja asianmukaisesti, niin että ne ovat turvassa tuhoutumiselta, vahingoittumiselta ja asiattomalta käytöltä koko asiakirja arkistointimääräyksen ajan. Paperiasiakirjat säilytetään lukitussa kaapissa.